Mettre en place une politique voyage entreprise performante, comment faire ?

La politique voyage se trouve dans tous types d’entreprises, des PME aux grands groupes. Mais commençons par le début : Qu'est ce que c'est ? 

Selon Manager One,  c'est un document interne à l’entreprise, qui régule l’organisation des déplacements professionnels des collaborateurs. Cela s'apparente à un règlement intérieur, mais lorsque les collaborateurs de l'entreprise se déplacent. Par exemple, il encadre les budgets, les modes de déplacements, les modalités de réservations ou encore les modalités de validation interne.

Pourquoi dois-je mettre une politique voyage dans mon entreprise ?

Établir une politique voyage dans l’entreprise permet de normer le déroulé des déplacements professionnels. Ainsi, chaque collaborateur doit se plier aux règles de son équipe, de sa division ou de son niveau hiérarchique. Aussi, cela permet de mieux gérer le budget de l'entreprise en interdisant certains mode de déplacement, comme les vols en classe affaire ou les trains en 1ère classe.

Réfléchir à une politique voyage tôt dans la vie d'une entreprise est très bien vu en cas de contrôle URSSAF. Cela prouvera que vous avez fait un effort pour que tout soit structurer et ainsi éviter les avantages en nature non déclarés. 

Vous l'aurez compris : mettre en place une politique voyage limite le risque d’abus et renforce la transparence de l’entreprise.

Maintenant que nous nous sommes dit cela, passons à la pratique.

Comment mettre en place une politique voyage dans ma société ?

Une politique de voyage est VOTRE règlement intérieur pour les déplacements professionnels. Il doit être respecté à la lettre. Il faut donc bien penser à tous les cas de figure au moment de la rédiger. 

Les 5 éléments les plus importants de votre PVE seront : 

1. Le budget à respecter lors de chaque déplacement professionnel
2. Le mode de réservation : où, quand et comment réserver son voyage d'affaires ?
3. Les classes de réservation autorisées : 1ère classe, classe affaires...
4. Le processus de validation interne
5. Les modalités de remboursement des frais engagés pendant le déplacement

1. Le budget de vos voyages d'affaires.

Pour que votre entreprise fasse des économies sur ses dépenses de voyages d'affaires, c'est la première des choses à faire. Ainsi, vous pourrez dire que la direction peut réserver tel type d'hôtel, disons 4 étoiles dans la limite de 120€ la nuit, tandis que les autres collaborateurs devront réserver des hôtels 3 étoiles, dans la limite de 100€ la nuit. 

Cela permet de réduire drastiquement les abus mais aussi d'orienter les collaborateurs vers les réservations les plus économiques. Vous pouvez aussi privilégier certaines chaînes hôtelières ou certaines compagnies où vous avez des cartes de fidélité, pour réduire le coût global de vos déplacements professionnel et faire des économies. 

2. Le mode de réservation.

Si vous utilisez une déjà une solution de voyage d'affaires, nous vous conseillons d'obliger vos collaborateurs à l'utiliser. C'est un gain de temps énorme pour eux, mais aussi pour les services comptabilité qui n'auront plus à courir après les factures. Si vos collaborateurs refusent d'utiliser votre solution de voyages d'affaires, c'est qu'elle n'est pas adaptée à votre entreprise. Il faut la changer dès que possible pour créer une harmonie globale.

Découvrez comment mobee travel for business peut vous aider à faire des économies. 

3. Les classes de réservation autorisées en déplacement.

Au-delà du budget à ne pas dépasser, il est important de préciser les classes de réservations autorisées par type de collaborateur et de déplacement. Par exemple, la direction peut voyager en première classe, les autres voyageurs devront voyager en seconde classe.

Par exemple, beaucoup d'entreprises obligent leurs salariés à toujours opter pour les réservations les moins chères (et aussi les moins confortables...). Cependant, attention à cela car le confort du voyage impact grandement la productivité de ce dernier. Si le voyage est confortable, cela développera sa motivation ainsi que ses résultats. Investir un petit peu plus dans vos voyages d'affaires peut parfois s'avérer très rentable. Ainsi, au-delà d’une certaine durée, il est préférable d’opter pour un billet de train en 1ère classe ou d’avion "premium". Tous ces différents cas de figure doivent être traités et présenter une réponse au sein de la PVE.

4. Le processus de validation interne

Dans certains cas, les réservations peuvent ne pas être toujours conformes au budget indiqué. Hausse des prix due à une forte demande, horaires compliqué, voyages avec escale, réservations tardives... 
Ainsi, pour garder le contrôle sur ses dépenses de voyage, l’entreprise doit mettre en place un système de validation des réservations. 
Il est donc important de préciser dans la politique de voyage qui sont les responsables qui peuvent valider le voyage, ou le refuser. Cela permet de toujours garder un oeil sur vos dépenses et de pouvoir annuler u voyage si celui-ci n'est pas rentable.

5. Les modalités de remboursement des frais

Dans beaucoup d’entreprises encore, les collaborateurs avancent les frais lors des déplacements (restaurants, taxis...). Ensuite, ils doivent justifier ces frais via leurs notes de frais pour obtenir un remboursement. Les budgets fixés dans la PVE permettent au collaborateur de savoir jusqu’à quel montant de remboursement il pourra obtenir. Dans le cadre de la mise en place d'une politique voyage, il est donc important primordial d'inclure la  politique de remboursement de vos notes de frais.

Si vous voulez éviter cela, nous vous conseillons des solutions comme Spendesk ou Mooncard.

mobee travel for business vous propose également une solution dédiée pour gérer facilement vos notes de frais et rembourser vos collaborateurs en 20 secondes. 

Cela étant dit, comment rendre cette politique voyage efficace ?

Réduire ses dépenses en déplacement professionnels est un véritable métier et nécessite un savoir-faire. mobee travel for business est là pour vous accompagner avec ses experts du voyage d'affaires pour faire un tour d'horizon gratuit de votre entreprise. L'objectif est de créer avec vous une PVE en phase avec votre stratégie, et qui soit respectée à la lettre. 

Vous voulez en savoir plus sur mobee travel for business, cliquez-ici.